โปรแกรมบัญชี เลือกให้เหมาะสมกับเรา
การเลือก โปรแกรมบัญชี (Accounting Software) ท่านจะต้องเปิดโอกาสให้ทีมงานที่เกี่ยวข้องของท่านได้มีส่วนร่วมในการสรรหาด้วย เพราะเคยเกิดขึ้นอยู่บ่อยๆว่าผู้บริหารเป็นผู้เลือกและตัดสินใจ ซื้อเสร็จก็โยนให้ฝ่ายบัญชีไปใช้ ปรากฎว่าฝ่ายบัญชีรู้สึกว่าถูกบังคับก็เลยเกิดการต่อต้านหรือเกิด ความไม่ชอบและไม่ให้ความร่วมมือ จนในที่สุดก็กลายเป็นความล้มเหลว
ปัจจัยที่จะต้องพิจารณาในการ เลือก โปรแกรม บัญชี มีดังนี้
• งบประมาณ ก่อนที่จะเริ่มต้นเลือกโปรแกรมบัญชี เราต้องทำการจัดสรรงบประมาณเสียก่อน สิ่งที่จะเกี่ยวข้องคือ ค่าใช้จ่ายสำหรับ โปรแกรมบัญชี ค่าใช้จ่ายในเรื่องHardware และที่จะใช้ติดตั้งโปรแกรมฯนั้น
• พิจารณาคุณสมบัติของ โปรแกรมบัญชี สามารถรองรับความต้องการที่สำคัญๆ ส่วนใหญ่ของธุรกิจโปรแกรมบัญชีในตลาดนั้นมีหลากหลายแตกต่างกันไปทั้งลักษณะการใช้งานและราคา ในปัจจุบันมีทั้ง โปรแกรมบัญชีฟรี และ โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป ที่เสียเงิน เช่น
o โปรแกรมบัญชี express
o โปรแกรมบัญชี autoflight
o โปรแกรมบัญชี cd
o โปรแกรมบัญชี easy
o โปรแกรมบัญชี easy acc
o โปรแกรมบัญชี erp
o โปรแกรมบัญชี excel
o โปรแกรมบัญชี formula
o โปรแกรมบัญชี free
o โปรแกรมบัญชี gl
ปัจจุบันมี Accounting Software หรือโปรแกรมบัญชี ให้ลอง Download มาจาก Internet มากมาย เราสามารถไปลอง Load ลงมาลองเล่นดูควบคู่ไปกับศึกษาคุณสมบัติได้
การที่จะเลือกซื้อนั้นเราต้องสำรวจความต้องการธุรกิจของเราด้วยการเรียงลำดับความสำคัญของงานที่ต้องการ โปรแกรม ฯ ดังกล่าวควรรองรับความต้องการที่เรียงลำดับไว้ 70-80%
บางกิจการพอเริ่มจะเปลี่ยนจากการไม่เคยใช้คอมฯเลย แต่พอวางแผนจะใช้ขึ้นมาก็ตั้งเป้าไปถึงขนาด ว่าต้องเป็น Web base accounting ซึ่งอาจไกลเกินเอื้อมจนทำให้ โครงการล้มเหลว โปรดระลึกเสมอว่าควรทำแบบค่อยเป็นค่อยไป ทีละขั้น ทีละตอน จะประสบความสำเร็จมากกว่า และพิจารณาถึง
• โปรแกรมบัญชีนั้นต้องมีความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยน ความต้องการพื้นฐาน ให้เป็นไปตามความต้องการได้เองโดยไม่ต้องพึ่งพาโปรแกรมเมอร์ เช่น เราอาจจะต้องการตัวเลขไปทำรายงานต่อในโปรแกรมอื่นต้องสามารถทำได้เองอย่างง่าย
• ความเร็ว เมื่อเริ่มแรกที่ข้อมูลยังมีไม่มาก โปรแกรมบัญชีอาจมีความสามารถที่ดูไม่ต่างกัน แต่สิ่งหนึ่งที่ควรมองให้ลึกก็คือเมื่อมีข้อมูลมากขึ้น โปรแกรมนั้นจะมีขีดความ สามารถที่จะรองรับหรือไม่
• Programming Bug เป็นธรรมดาของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่อาจจะมี bug ซึ่งจะก่อให้เกิดการหยุดชะงักในการประมวลผล เพื่อความปลอดภัย โปรดสอบถามผู้ขายว่า โปรแกรมนั้นมีผู้ใช้จำนวนกี่ราย และเลือกโปรแกรมที่มีผู้ใช้งานมากที่สุดจะปลอดภัยกว่า อีกทางหนึ่งคือเลือกโปรแกรมที่พัฒนาจากบริษัทฯที่มีชื่อเสียงทางด้านนี้ ก็จะให้ความั่นใจได้ดีกว่า
อีกประการหนึ่งโปรแกรมที่ดีจะต้องมีเครื่องมือจัดการซ่อมแซมฐานข้อมูลเมื่อเกิดการบกพร่องในการประมวลผลเช่นเมื่อไฟดับ ในระหว่างกำลังสั่งประมวลผลข้อมูลอยู่จะทำให้โปรแกรมเกิดอาการรวน โปรแกรมที่ดีจะต้องมีเครื่องมือที่จะช่วยกู้ข้อมูลที่รวนนี้กลับมาได้
• พิจารณาคุณสมบัติของผู้จำหน่ายโปรแกรม สิ่งที่สำคัญพอๆ กันกับการเลือกโปรแกรมบัญชีก็คือคุณต้องให้ความสำคัญในการพิจารณาผู้ที่จำหน่ายโปรแกรมบัญชีนั้น เพราะเขาจะต้องเป็นผู้ที่อบรมและคอยให้คำปรึกษาในการใช้งานแก่คุณตลอดไป ท่านจะต้องเลือกผู้ที่มีความรู้ในโปรแกรมนั้นเป็นอย่างดี อาจดูจากการที่เขาได้รับการแต่งตั้งอย่างเป็นทางการในการจำหน่ายโปรแกรมนั้นหรือเป็นผู้พัฒนาโปรแกรมด้วยตนเอง และสามารถให้คำปรึกษาในการใช้งานได้จริงหลังการขาย
ท่านสามารถตรวจสอบได้ด้วยการสอบถามประสบการณ์จากผู้ที่ใช้โปรแกรมกับนั้นอยู่ เมื่อเลือกสรรจนได้โปรแกรมที่เข้าตากรรมการสักหนึง ถึง สามรายแล้ว ด่านสุดท้ายก็คือ ให้ขอรายชื่อผู้ที่ใช้โปรแกรมนั้น จากผู้ขาย สักห้าราย เพื่อที่ท่านจะสามารถ สอบถามผู้ที่ใช้งานจริงว่ามีการใช้งานเป็นอย่างไร มีความพอใจกับโปรแกรมฯนั้นหรือไม่ บริการหลังการขายของผู้ขายเป็นอย่างไร และมีปัญหาใดที่เกิดขึ้นจากการใช้หรือไม่
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น